해야 할 일과 캘린더 일정은 어떻게 구분할까

모든 일을 캘린더에 넣으면 시간이 겹치고, 모든 약속을 할 일로 넣으면 정해진 시각을 놓치기 쉽습니다. 판단 기준은 간단합니다. “완료했는가”가 중요하면 할 일, “그 시간에 있어야 하는가”가 중요하면 일정입니다.

1. 완료 여부와 시간 점유를 구분합니다

할 일은 끝냈는지 확인하는 목록입니다. 일정은 다른 일을 할 수 없도록 시간을 확보하는 약속입니다. 마감일이 있는 할 일도 있지만, 마감일 자체가 회의처럼 시간을 차지하는 것은 아닙니다.

• 할 일: 견적서 보내기, 자료 검토하기, 예약 전화하기
• 일정: 고객 미팅, 병원 방문, 온라인 강의 참석
• 둘 다: 회의 전에 자료 준비하기 + 회의 참석하기

2. 상황을 문장으로 바꾸어 판단합니다

“금요일까지 보고서 제출”은 제출이라는 행동이므로 할 일입니다. “금요일 오후 2시 보고서 리뷰 회의”는 그 시간에 참석해야 하므로 일정입니다. “회의 전까지 보고서 읽기”가 함께 있다면 읽기는 별도 할 일로 분리합니다.

3. 한 메모에서 필요한 항목만 두 개로 나눕니다

“8월 18일 11시 세무사 미팅, 전날 장부 보내기”라는 메모에는 일정과 할 일이 함께 있습니다. 세무사 미팅은 캘린더 일정으로, 장부 보내기는 할 일로 연결하고 둘 다 같은 원문에서 배경을 확인할 수 있게 둡니다.

날짜가 아직 확정되지 않은 행동에 임의 날짜를 넣지는 마세요. 그런 항목은 시간 미정 할 일로 두는 편이 정확합니다.

4. 캘린더는 약속, 할 일 목록은 행동부터 확인합니다

하루를 시작할 때 먼저 캘린더에서 고정된 시간을 확인하고, 남은 시간에 할 일을 배치합니다. 캘린더 날짜를 선택하면 그날의 일정과 연결된 할 일을 함께 보고, 이유가 필요할 때 원문으로 돌아가면 됩니다.

실제 날짜별 점검 순서는 오늘의 할 일과 일정 함께 확인하기에서 설명합니다.